Jag har ju redan förutspått att frågan om sociala medier på arbetsplatser kommer att bli årets stora fråga. Det märks i mediernas rapportering årets första veckor och det återspeglas i vilka frågor som tar mest tid just nu hos de jag möter både som fasta uppdrag och under föreläsningar. Aktuellt tog igår upp frågan om hur arbetsgivaren ser på presumtiva kandidaters digitala avtryck. Idag tar Svenska Dagbladet upp frågan om hur lätt det är att ta snedsteg på nätet och hur man kan hantera det på arbetsplatsen.
Det är en angelägen fråga som ingen arbetsgivare, ingen verksamhet kan backa undan. Diskussioner måste tas internt på varje arbetsplats om hur man förhåller sig till det sociala medierna. En diskussion som inte handlar om att kontrollera utan om att stödja, ge kunskap och våga diskutera ansvarsfrågor och detta med tolkningar av texten. En påminnelse om att mina ord alltid kan uppfattas helt annorlunda av läsaren av dem.
Transparens är ju också ansvar. Åt båda håll. Arbetsgivaren bör säkerställa att varje anställd känner att det finns god kunskap och stöd att få vad gäller gränsdragningar av detta slag. En hel del av de misstag som fått stort medieutrymme har ofta handlat om ren obetänksamhet. Att man glömmer bort att det digitala småpratet har en längre livslängd än den diskussion som tidigare skett i slutna fikarum.
Personligen tror jag och hoppas att det i slutändan leder till öppnare arbetsklimat och att vi blir vad jag brukar kalla ”helare som människor”. Åt båda håll. Arbetsgivare som vågar ta kritik och ser det som en väg till utveckling. Arbetstagare som vågar ta saker direkt med arbetsgivaren också vid sidan av det ventilerande ”skitsnacket” vi alla behöver ibland. En öppenhet som förändrar maktstrukturer. En vilja att förstå att allt i livet inte är rosenrött och skimrande. Inte på en arbetsplats heller.
Och nej det behövs inte för alla verksamheter ambitiösa 70-sidiga riktlinjer för de sociala medierna. Det behövs i första hand en gemensam diskussion som andas öppenhet, stöd och vilja att förstå varandra. Den kan med fördel summeras i ett stöddokument, kanske formuleras i en socialamediepolicy. Det räcker oftast med några sidor som hanterar just ton, tilltalsformer och ger en bakgrund till företagets egen närvaro i de sociala medierna samt tydligt hänvisar var man kan få mer stöd internt. Läs gärna Microsofts sociala mediepolicy*som exempel på hur ett sådant dokument kan se ut. Det är dock angeläget att det verkligen är förankrat och har diskuterats på ledningsnivå. Detta ska inte vara ytterligare en hyllvärmare som stoppas undan någonstans på intranätet. Det här är en levande process vi befinner oss i just nu.
Det här är ju egentligen inget nytt alls, vi har alltid varit representanter för våra arbeten. Idag än mer. Plus att gränsen mellan personligt och privat har förflyttat sig de senaste femton åren.
Jag mötte häromdagen en taxichaufför som körde mig till en revisionsfirma. Han tog för givet att jag skulle till till en annan revisionsfirma än den jag var på väg till. Under resans gång insåg vi båda att det skickats fel information via bokningen. När chauffören fick veta var jag skulle, ropade han spontant ”Aha, det är DÄRFÖR du är så trevlig”” sedan berättade han ingående om hur han genom många års möten upplevde de konsulter som arbetade på det företaget jag skulle till som så mycket mer trevliga än de konsulter som arbetade på det företag han först uppfattat jag skulle till. Den vardagshändelsen visar verkligen hur vi representerar våra arbetsgivare i alla situationer, även när vi stressade hoppar in i en taxi. Omvärlden bildar sig en uppfattning genom alla våra handlingar. Offline såväl som online.
Det här är en utveckling som omfamnas av många. Vi lever en stor del av våra liv på arbetet. När vi har möjligheten att välja arbetsplatser söker vi gärna företag vars visioner och värderingar är tydliga och som matchar det vi vill åstadkomma i våra liv. Vi är ofta stolta över den arbetsinsats vi gör. Nöjdhetsindex brukar sammankopplas med vilka forum som finns för att uttrycka detta. På nätet gestaltas ofta vår arbetsinsats och diskuteras av den anställde själv eller andra. Det gäller bara att vi slutar se på allt med våra gamla glasögon precis som jag säger i SvD artikeln. I en digitaliserad samtid har redan många gränser förskjutits, men de har förskjutits olika långt för alla. Det måste en arbetsgivare förstå och öppet kunna diskutera.
Klart det här blir en av årets stora frågor. Vi står ju vid ett vägskäl. Vi väljer. Mer öppenhet eller större slutenhet. Vad ser du för utveckling? För samhället i det stora perspektivet och på din egen arbetsplats?
/Brit Stakston
*Disclaimer: JMW arbetar med Microsoft.
Detta är ett spännande tema minst sagt. Gränsen mellan det privata åsikterna och yrkesrollen håller på att suddas ut.
Ett påpekande: E-delegationens riktlinjer för sociala medier är inte tänkt som en sociala medie-policy. Det är en genomgång av hur den befintliga lagstiftningen kan appliceras på sociala medier. I riktlinjerna står det att myndigheter bör ha en intern policy, men inte hur den ska se ut.
Den viktiga frågan hur myndigheter bör använda sociala medier har E-delegationen alltså lämnat över till de enskilda myndigheterna. Det gäller hur medarbetarna bör talar om sin arbetsgivare i sociala medier på arbetstid och på fritiden. Det gäller också hur myndigheterna ska använda sociala medier i sin planerade kommunikationen för att bättre nå ut med sina budskap.
Jag tror att det skulle vara väldigt givande om någon tog på sig att samla alla de offentliga aktörernas riktlinjer för sociala medier. Dokumenten är ju trots allt allmänna handlingar och betalade av oss skattebetalare. Dels för att visa på goda exempel, dels för att utvärdera hur den offentliga sektorn hanterar det nya sociala medielandskapet.
Great post Brit! I would like to see Human Resources more actively involved in this question and process. Was HR involved in developing Microsoft’s social media policy?
Most companies have always had employee policies. Before sites like Facebook, Twitter and LinkedIn employees had other channels they used to communicate their feelings and opinions about their employer. This is one reason why employer branding became a key piece to HR and marketing organizations globally.
We have seen over the years employees breaking these company policies and I believe even with social media policies some of them still will. The policies make employees legally responsible for what they do and say but they don’t prevent them all from walking over the line.
I believe companies need policies like Microsoft but at the same time companies need to understand that their people should be their #1 priority. Companies should ask questions and listen to their employees every day, all day long. They shouldn’t just let the leaders ask questions and talk. Companies should put company culture and career development at the top of their priority list.
People will always talk whether it is on Facebook or on the mobile.