Konsten att hålla sig uppdaterad. Utan stress.

Ett av mina stresstricks. Att inte bli stressad ens när jag ska över den här trafikerade gatan sen på väg till ett möte. Läs mer nedan.

Föreläst på Anagrams konferens Workhack som genomfördes under två dagar i rad, en dag i Malmö och en i Lund. En rolig dimension som talare att kunna vässa till föreläsningen ytterligare. Vi som talar kunde också jobba än mer tillsammans när man talar om samma sak 2 dagar efter varandra.

Workhack är en konferens fylld med hands-on tips för att kunna hantera en föränderlig omvärld med stora krav. ”Vi vill slå hål på myten om att vi kan multitaska”  som moderatorn och producenten Anders Mildner inledde Workhack med. -All forskning visar att vi inte kan multitaska, sa Anders och adderade att det tvärtom är så att vi är riktigt usla på just det. Ett första lästips gavs redan under introduktionen och berör just myten om mulittaskandet The Myth of Multitaskling: How ”Doing it All” Gets nothing Done.

Väldigt samtidstypiskt och så rätt arrangerade Anagram alltså en heldags konferens om att få saker gjorda på jobbet. Sessioner fyllda med konkreta mycket handgripliga tips från föreläsarna och jag hade alltså förmånen att vara en av dem. Här en kort summering om de perspektiv Workhack fångade upp.

Stress: Det matnyttiga programmet startade med en genomgång av vad stress egentligen gör med oss. Det presenterades av pedagogiska stressforskaren Frida Eek från Lund. Hon pratade om stressfaktorer (det vi blir stressade av) och stressrespons (hur det fungerar, försvar för mobilisering). Stress eller att ha mkt att göra är inte farligt i sig påpekade hon. Det är ju tvärtom ofta en ändamålsenlig reaktion. Däremot är bristen på återhämtning det farliga. Vi blir också stressade när vi upplever ett hot och stressnivån avgörs av vår respons och vårt sätt att tolka situationen. Ett sätt att öka känslan av kontroll på jobbet är att få tillräcklig kompetensutveckling samt säkerställa att det finns faser av återhämtning. Vi behöver värna om att vårda våra sociala relationer men det får inte heller bli stressande att upprätthålla dem  Frida betonade också hur osunt det är att köra stenhårt på jobbet och sen bocka av ytterligare prestationer på fritiden. Det är inte bra för kroppen, man behöver som sagt kunna återhämta sig. Här har jag själv tidigare skrivit om min egna behov av att gå in i mer introverta faser.

Få saker gjort: Sedan följde en översikt av olika metoder att få saker gjorda med Cecilia Dolk. Hon tipsade bla om:

• Don´t break the Chain av Jerry Seinfeld
• 43 folders av Merlin Mann om att posta saker till sig själv i en arkivbox
• Pomodoro-metoden om att ta time-out och stänga av allt till förmån för en stunds fokus på en enda sak
• 10-mappsystemet och sedan en mer detaljerad presentatione av Get Things Done-metoden av David Allen. Här bjöd Cecilia på egna tips och tricks från sitt användande.  Hon visade också hur hon jobbade med 43 folders och uppmanade alla deltagarna att investera i en liknande enkel mapplåda som den hon hade med sig upp på scenen.

Att tämja E-postmonstret: Sedan fick vi läras oss mer av ett stort vardagsproblem. Mejlen! Frilansjournalisten Anders Thoresson guidade oss mot Inbox Zero som han säger sig ha inspirerats av  Merlin Mann en gång i tiden. Vi blev nog alla inspirerade att organisera vår egen inkorg bättre redan när Anders slår fast att inkorgen inte är ett arkiv.  Men nollan är inte målet fortsatte han och betonade att det handlar om att sortera på rätt sätt. Vägen mot nollan börjar med frågan ”vad är det här?” första gången man tittar på det inkomna mailet. Beroende på svaret på den frågan avgörs vad vi gör med det:

• Skräp? = Radera.
• Är det en fråga? = Svara om det är en enkel fråga som kan besvaras med ett enkelt svar. Vänta inte.
• Är det en uppgift där någon ber er göra något? Skriv upp det på en att-göra-lista.
• Kalenderbokningar? Lägg in dem i kalendern.
• Referensmaterial? Det är alltså inte en uppgift, men ngt som ni behöver senare men inte behöver agera på direkt. Spara undan på ett ställe där det hör hemma. I rätt mapp (i epostprogrammet eller på datorns hårddisk).

Sedan fick vi ett ytterligare ett bra enkelt tips om vikten av att vara extremt tydlig i ämnesraden. Undvika namn som ”Diverse” och hellre vara mycket mer specifik i ärenderaden.  Och att om man i ett mail tar upp flera ärenden hellre skicka tre mail med dessa tre olika ärenden, hellre det än ett mail med dessa ärenden i sig. Anders Thoresson har också skrivit en detaljerad bra text om sitt eget användande av projektlistan i Get Things Done.

Ledarskapstips från de stora: Managmentkonsulten Johan Lange presenterade några stora ledare och det vi vet om deras strategier för att hantera sina egna krävande arbetssituationer. Från Obama, Patton, Merkel, Wallström och Eisenhower. Den sistnämnde använde sig av en beslutsmatris som Anders Thoresson också skrivit om och testat en app för den.

God natt är viktigast av allt: Vi fick också en påminnelse och hemläxa om varför sömn är så viktigt med Björn Hedensjö. Aktuell med boken En perfekt natt och bäst är hans svar till de sömnmasochister han möter som inte anser att de behöver sömn. Han svar brukar vara:

”Jag försöker sova ordentligt för att bli mer uppmärksam och koncentrerad, bättre på att minnas och att fatta beslut, för att balansera mitt känsloliv och hålla humöret uppe, för optimal motorik och reaktionstid, för att bli snygg, slippa bli förkyld och för att leva längre. Så jag håller inte riktigt med dig.”

Vi fick tips om att vara utomhus minst 1 timme per dag, sova 7 timmar och låta sovrummet vara en plats för sömn och sex. Inte för att reta upp sig på twittrare….sen knepet med tupplurar. Högst 30 minuter långa tupplurar lär vara ett superknep för att lyckas hålla fokus och må bra en hel dag.

Anders Thoresson, Björn Hedensjö, Johan Lange och Cecilia Dolk på väg till Workhack dag 2. Plus min Björn som jag lånat…

Skratt mår vi bra av: Sedan avslutades dagen med två pass om humor. Öronläkare Henrik Widengren om att vi får en bättre hälsa av att ha det roligt. Han presenterade sig glatt som stämbandsnörd och vi fick oss många skratt av honom när han väldigt konkret visar hur hans egna stämband fungerar. Tänk vilken förmån att få träffa människor med så djup kunskap och en sådan lust att dela med sig av sin passion. Vi blev nog alla stämbandsnördar efter den genomgången av Henrik. Vi fick bland annat se vad som händer rent fysiskt när vi skrattar och hur himla bra vi mår av det. Jon Kjaer Nielsen avslutade sedan dag 1 om hur personlig effiktivitet bygger på arbetsglädje och att fira framgångar. Detta var tyvärr den seminariedel som jag missade och samma sak under Workhack i Lund.

Fullmatade dagar med många handgripliga råd och det var härligt att avsluta dem med så många skratt. Stort tack Anagram för en fint sammansatt dag. Jag lärde mig massor och hoppas ni som kom hade nytta av det jag valde att berätta om.

Hur gör jag då?

Under mitt pass berättade jag hur jag hanterar sociala medier och telefonen. Mitt yrke består ju av att jag förväntas vara uppdaterad, ha koll och komma med smarta analyser inom mitt ämnesområde. Hur gör jag då det utan att stressa sönder helt? Det finns två bilder som lägger grunden till att jag inte blir stressad. Den första bilden, är den som bloggposten inleds med, den visar en trafikerad gata i London som jag behövde korsa. Väldigt sen till mötet. Den bilden får gestalta förmågan att inte bli stressad i situationer som inte går att kontrollera. I den stunden, där i väntan på ögonblicket att få gå över,  så blir jag inte mer stressad hur sen jag än är. Inte ens om det är mitt eget fel. Det blir istället en vilopaus i stressen. Saker som jag inte kan styra över irriterar mig inte eller stressar mig. Tvärtom jag njöt av den lilla stunden och hann ta kortet på bussen och den gamla kyrkan i solnedgången. Det är INTE inom min kontroll hur trafiken ser ut. En röd gubbe blir därför en mikropaus. Inte ett stressat ett ögonblick. Så råd 1 sluta stressa över saker du inte kan kontrollera. Det som är bortom din kontroll får du inte låta dig gå upp i varv av.

Det andra fundamentet till en slags vaccination mot stress är bilden här nedan. Floden som symbol för vår omvärld, medielandskapet och livet.  En aldrig sinande men tung strävsam flod som flyter fram. Inget Niagarafall utan lugnt majestätiskt men för alltid föränderlig flyter floden fram. Precis så är det med livet, allt det nya och vår omvärld. Jag kommer aldrig veta allt. Det flyter på och kommer göra så för alltid. Vila i det. Och det kommer alltid komma nytt. Det är inte stressande. Så råd 2: Det är en möjlighet att information kommer och går. Det kommer att finnas överallt alltid. Vila i att du kommer aldrig aldrig veta allt. Du behöver inte ens veta allt.

Efter introduktioenn ville jag berätta vad Twitter betyder för mig som kunskapskälla. Ni 16 000 som valt att följa mig och som är min källa till så mycket vishet. Tryggheten i att det alltid går att finna svaret är så avstressande även det. Och en sådan källa till oändlig kunskap där man kan gå den förväntade vägen men även välja mer oväntade stigar. Jag visade hur jag jobbar med ständiga sökningar, bevakningar av taggar, favoritmarkeringar som första steg till arkivering och omsorgen om de som talar till och om mig via den kanalen. Hur sökandet efter ny kunskap är så central och att man medvetet ska söka sig bortom det egna ekosystemet. Sök nya perspektiv genom bevakning på sökord etc.

Twitter är ett horistonellt oändligt kunskapsflöde. Oftast en lugn promenad längs en huvudväg men kan lika gärna vara en kunskapsresa fylld av möjliga sidospår. 

Efter det visade jag också hur analog jag samtidigt är och min strategi för att t.ex. hantera annan information man stöter på under en arbetsdag, det kan vara en broschyr jag ser eller en tidning på ett tåg. Eller till exempel mina fyra dagstidningar. Intressanta saker river jag ut, hemma tejpas de i steg 1 upp på väggen för att hanteras senare under dagen. Det kan bli en bloggpost som i det här fallet (där jag till och med rev ut 4-5 artiklar), en beställning av en bok, en kontakt som ska tas eller vad det nu kan vara. Lyfte också fram några favoritappar. Flipboard för framförallt utländska nyhetssajter, bloggar etc

Sen lyfte jag fram att man måste våga välja bort. Kanal såväl som frågor. Det vill säga var tydlig med vilka frågor du vill och inte vill agera på samt vilka kanaler du väljer att använda och inte. Med fördel ska du även göra en kanalvalsstrategi för dina egna plattformar. Definiera vad du använder kanal x till. Berättade också att jag i princip valt bort telefonen. Att det inte är en idé att ringa mig. Det är intimt, för nära och används sällan av mig. När man talar med mig telefon bör det helst bokas in i förväg som del i ett arbete eller avhandlas i en annan kanal. Jag är också tydlig med vilka frågor jag agerar på och inte.

Sen berättade jag kort om några appar i telefonen men betonade fra huvudtispet, stäng av alla notifikationer. Jag söker kunskap, den avbryter inte mig! Några enkla favoritappar Tågtavlan (att redan på väg till stationen veta om tåget går från spår 18 = långt bort eller spår4 =  nära centralen i Stockholm är enkla vardagsknep för att hantera stress), Tape a Call för att spela in intervjuer så jag kan fokusera på samtalen med den person jag vill intervjua och Sveriges Radios PlayApp eftersom jag annars lätt glömmer bort radion som kanal. Till nya plattformar eller en app som Sveriges radios tar jag med mina sökbeteenden från andra sammanhang. Och det gör jag aktivt varje vecka. Vad har man sagt om digitalisering på radion idag?

Ytterligare ett tips som jag ska börja med, med start nästa år är att ta helt ledigt från mailen genom att göra som Danah Boyd. Stänga av helt och i svarsmeddelandet på mailen skriva något som fritt översatt blir ”det här mailet har aldrig existerat, jag är på semester och kommer inte att läsa det här. Jag kommer inte läsa det när jag kommer åter heller. Vill du mig något hör av dig efter datum x”. Briljant ju! Skulle du våga testa det nästa gång? Tror det är mycket nyttigt och drar ner stressnivån första dagen tillbaks från semestern!

Sen berättade jag om mina sängvanor. Och de innefattar inte telefonen längre. Vilket gör under för nattsömnen. Lägg telefon utom räckhåll vid läggdags. Och rör den inte förrän du duschat och har kaffekoppen klar : )

Vill du också gå på Workhack?

Tycker du det här verkar kul så hör av dig till Anders Mildner på Anagram, vi ska ut på turné med det här konceptet och det är även möjligt att vi följer upp det med djuplodande företags-workhacks om du vill ta något moment från konferensen vidare.

Men avslutsningsvis vore det skoj att få ta del av dina tips och tankar, vad är ditt bästa tips för att inte stressa sönder men kunna ha koll? Eller vad undrar du på temat ”få saker gjort?”

/Brit Stakston

Andra tips: Anders Thoresson tipsade också om Nuzz för att hålla koll på vad de han följer delar och Instapaper för att sedan hålla koll det han hittar. Håll även koll på flödet från konferrensen, kan nog komma fler tips där från andra deltagare och talare.